Eine der wichtigsten Anforderungen seit der Veröffentlichung von Microsoft Planner war es, die Möglichkeit Planner-Aufgaben mit Outlook zu synchronisieren.
Der naheliegendste Ort zum Synchronisieren einer Planner-Aufgabe wären die Outlook-Aufgaben. Aber im ersten Quartal dieses Jahres, gab Microsoft bekannt, dass Planner-Aufgaben als iCalendar-Feed zum Outlook Kalender hinzugefügt werden können und die Funktion ist standardmäßig aktiviert.
Die Planner- sowie Outlook-Aufgaben können zwar auch mit Flow integriert werden, aber das wäre ja eine Integration über einen Umweg. Microsoft steuert alle Installationen am Back-End, um die Integration von Outlook und Planner zu ermöglichen, aber die Frage ist, ist der User mit wenig Erfahrung in der Lage mittels Flow eine Synchronisierung herzustellen. Der iCalendar-Feed bietet eine eingeschränkte Ansicht von Planner-Aufgaben basierend auf ihrem Fälligkeitsdatum. Das Kalenderelement enthält nur wenige Details, es jedoch durch den Planner navigiert werden, um mit der Aufgabe zu interagieren.
Benutzer können ihre Aufgaben in der Ansicht "Meine Aufgaben" von Planner veröffentlichen. Was ein großes Risiko in sich birgt, ist die Tatsache dass der iCalendar-Feed für jeden zugänglich ist, der die URL kennt. Selbst wenn Sicherheitsmechanismen, wie Multi-Faktor-Authentifizierung oder Claim-Based Access, eingerichtet sind, hat das keinen Einfluss darauf wer auf diese Daten zugreifen kann.
Das Risiko in dieser Situation ist wahrscheinlich ziemlich gering. Der iCalendar-Link ist eine obskure URL, die schwer zu erraten wäre. Und die im iCalendar-Feed enthaltenen Informationen sind minimal. Beispielsweise sind Beschreibungen, Teilaufgaben und Kommentare zu einer Planner-Aufgabe, die möglicherweise vertrauliche Informationen enthalten, nicht im iCalendar-Feed enthalten. Dieses potential gilt es individuell zu bewerten.
Glücklicherweise kann die iCalendar-Veröffentlichungsoption deaktiviert werden. Microsoft hat dazu einen Supportartikel (https://support.office.com/en-us/article/turn-off-outlook-calendar-sync-in-planner-for-your-organization-e961c98c-a93c-4bda-959d-962c4eab719c) mit den Schritten veröffentlicht, mit denen die Konfiguration überprüft oder auch die Outlook-Kalender-synchronisierung aktiviert bzw. deaktiviert werden kann.
Nach Überprüfung der Möglichkeiten durch Microsoft, stellt sich aber raus das die Dokumentation scheinbar ein kleines Problem hat. Die Durchführung der von Microsoft empfohlenen Schritte haben im ersten Moment nicht funktioniert, Microsoft empfiehlt ja das Powershell Modul SetPlannerTenantSettings.psm1 und die Manifestdateien SetPlannerTenantSettings.psd1 zu benennen. Mit diesen Bezeichnungen hat die Ausführung einen Fehler ausgeworfen, eine erneute Umbenunng in SetTenantSettings.psm1 und SetTenantSettings.psd1 führte dann zum Erfolg. Was dabei auch beachtet werden sollte, Dateien die aus dem Internet heruntergeladen werden, können gesperrt sein, daher auch hier darauf achten, das die Daten vorher entsperrt werden.
Wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind, können dann die Einstellungen per Powershell-Funktionen Set-PlannerConfiguration und Get-PlannerConfiguration verwaltet werden.
Ein wenig ärgerlich ist aber das jedesmal eine Authentifizierung erfolgen muss, wenn eine der Funktionen ausgeführt werden soll. Die Kalenderfreigabe ist die einzige Plannereinstellung, die mit diesen Funktionen verwaltet werden kann. Vielleicht wird es in Zukunft ein voll funktionsfähiges und einfacher zu bedienendes PowerShell-Modul geben.
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